存證信函是一種法律文書，主要用來保存證據，證明發信人已經向收件人表達了某種意思或訴求，並且收件人確實收到了這些內容。它常用於解除契約、催討債務、催繳租金等情況。撰寫存證信函時，重點在於清楚陳述事實、表達訴求、並設置處理期限，以便在日後的法律程序中作為證據使用。
存證信函的撰寫要點
- 事實陳述
- 清楚描述事件的背景和發生的具體事實。例如，若是催討欠款，應說明欠款的金額、借款時間、還款期限等具體細節。
- 訴求表達
- 明確指出希望對方做出何種行為或停止何種行為。例如，要求對方在某日期前還款或履行合約義務。
- 處理期限
- 設定一個合理的期限，讓對方在此期限內回應或處理。例如：「請於收到本函後七日內回覆，否則將採取法律行動」。
- 避免情緒性字眼
- 避免使用謾罵或情緒化的語言，以免在法律程序中對自己不利。內容應保持客觀和專業。
存證信函範例
借貸糾紛催告範例：
台端曾於民國XXX年XX月XX日向本人借款新台幣XX元，雙方約定於民國XXX年XX月XX日前償還。然台端至今未履行還款義務，屢次催告無果。特此通知台端請於收到本函後七日內清償全部欠款，否則本人將依法提起訴訟，並追究相關法律責任。
是否需要律師協助撰寫？
存證信函可以由任何人撰寫，不一定需要律師代筆。如果事件較為單純，例如租金催繳、簡單的債務糾紛等，一般人可以自行撰寫並寄送。然而，如果涉及金額較大、法律關係複雜或權益影響重大時，建議尋求律師協助，以確保內容準確無誤並避免不必要的法律風險。律師代寫存證信函的費用通常根據案件複雜度而定，大致範圍在新台幣5,000至20,000元之間。
寄送流程
- 準備一式三份存證信函，一份寄給收件人，一份自己留存，一份由郵局保存。
- 在每頁右上角簽名或蓋章，每頁騎縫處也需蓋章。
- 到郵局以「掛號附回執」方式寄出，郵局會協助保存副本三年。
總結來說，如果案件簡單，可以自行撰寫存證信函；但若涉及複雜法律問題或重大權益時，建議諮詢律師以確保萬無一失。